אתם מתמקדים בעסק. אנחנו דואגים למחשוב.
שירותי מחשוב לעסקים באזור המרכז
העובד יצא לחופשה. מי יענה ללקוחות במקומו?
השאלות וההזמנות ממשיכות להגיע לדואר. תכנון המחליף מתחיל בחלוקת המשימות ובהרשאות מתאימות, בלי להעביר את הסיסמה של העובד.
החופשה מתוכננת, הפניות ממשיכות להגיע
העובד כבר בחופשה ולקוח מחכה לתשובה על הזמנה. יודעים מי יכול לעזור, אבל לא ברור היכן ההודעה ובשם מי צריך לענות. גם הודעה אוטומטית מוצלחת לא מספיקה אם אין מאחוריה אדם עם המידע הדרוש.
לפני היציאה מסכמים מי מטפל בפניות פתוחות, אילו מועדים חשובים והיכן החומר. זהו סידור זמני: העובד יחזור לתפקידו, ואז צריך לבחון מחדש גם את הגישה שניתנה למחליף.
נותנים משימות והרשאות מתאימות
המנהל קובע מה המחליף צריך לעשות: לקרוא פניות, להשיב בשם העובד או להשתמש בכתובת המשותפת של המחלקה. האפשרויות תלויות בשירות הדואר. ב־Microsoft 365, למשל, הרשאה לקרוא תיבה והרשאה לשלוח בשמה מוגדרות בנפרד.
אין צורך להעביר את הסיסמה או אישורי הכניסה של העובד. התמיכה יכולה להגדיר גישה באמצעות החשבון של המחליף. אם מספיקים תיקייה משותפת או כתובת מחלקתית, לא פותחים אוטומטית את כל ההתכתבות האישית בעבודה.
איך ישראנט יכולה לעזור
ישראנט תעזור לארגן החלפה זמנית בדואר בלי להעביר סיסמה: לתאם הרשאות, להגדיר מענה אוטומטי ולבדוק את הפעולות הדרושות. לאחר החזרה נבדוק אילו הגדרות זמניות צריך לבטל.
בודקים לפני הערב האחרון
מכינים מענה אוטומטי קצר עם פרטי קשר של המחליף והסבר מה הלקוח יכול לעשות. אין צורך לפרט לאן העובד נסע או מדוע הוא נעדר. מבקשים מהמחליף לבדוק פעולה אמיתית: לראות פנייה מתאימה, למצוא חומר ולהכין תשובה בדרך שסוכמה.
כבר עכשיו קובעים מועד לבדיקה לאחר החזרה. הרשאות והעברות זמניות לא אמורות להישאר ללא הגבלה בגלל שכחה. לעבודה משותפת קבועה אפשר לשקול תיבה משותפת, עם משתתפים ואחריות מוגדרים.
הלקוחות מקבלים מענה, העובד נשאר בחופשה
ישראנט מסייעת לעסקים בגוש דן ובמרכז בהגדרת דואר עסקי והרשאות. נסכם עם האחראי מה המחליף צריך לבצע, נגדיר ונבדוק זאת לפני החופשה.
כדאי לתעד בקצרה מי מחליף, מה תפקידו, לאיזו תקופה ומי מסיים את ההסדר. כך הלקוחות מקבלים תשובות והעובד לא נדרש לאשר כניסות של אחרים לחשבונו בזמן החופשה.
ישראנט פתרונות מחשוב
העובד יצא לחופשה. מי יענה ללקוחות במקומו?
לפני הצעד הבא
הסימונים נשמרים רק בעמוד הפתוח ואינם נשלחים לשרת. בגרסה להדפסה מופיעה רק רשימת הבדיקה, עם הסימונים שלכם.