ISRANET / מידע שימושי לעסק
מעבר לספק מחשוב חדש: מה להכין לפני העברת הטיפול
העברה מסודרת מתחילה ברשימה ברורה של מערכות ואחראים. הרשימה תשרת גם אתכם וגם את הצוות החדש.
מגדירים מה חייב להמשיך לעבוד
התחילו מהמשימות של המשרד: היכן העובדים מקבלים דואר, באילו תוכנות הם משתמשים והיכן נשמרים המסמכים המשותפים. ליד כל נושא רשמו מי יוכל לבדוק שהעברת הטיפול הצליחה. למשל, איש הנהלת החשבונות יבדוק את תוכנת העבודה, ומנהל המשרד יבדוק הדפסה וגישה לתיקיות.
הרשימה לא חייבת להיות מושלמת מבחינה טכנית. חשוב יותר לתעד את מה שידוע ולסמן שאלות שעדיין אין להן תשובה.
עושים סדר בהרשאות לפני יום המעבר
בררו על שם מי רשומים הדומיין, סביבת הדואר ושירותי הענן, ומי מקבל הודעות על חידוש השירותים. רשמו בנפרד את חשבונות אנשי המקצוע ואת החיבורים הפעילים מרחוק. את ההרשאות החדשות והקיימות מתאמים עם האחראי בחברה; לאחר השלמת הקבלה יש לבטל גישה שכבר אינה נדרשת.
מידע סודי מעבירים בערוץ מאובטח שסוכם מראש. לצורך שיחת ההיכרות מספיקים שמות המערכות ופרטי אנשי הקשר.
בודקים שאפשר לשחזר
בקשו לדעת אילו נתונים מגובים, היכן נשמרים העותקים ומתי נבדק השחזור. את הבדיקה מבצעים בנפרד מסביבת העבודה ועל נתונים שנבחרו מראש. דוח על משימה שהסתיימה בהצלחה עדיין לא מוכיח שאפשר לפתוח את הקבצים הדרושים.
מתאמים את חלוקת האחריות
קובעים עד מתי הצוות הקודם מטפל בפניות וממתי האחריות עוברת לצוות החדש. לשינויים בוחרים חלון זמן מתאים, ממנים אחראים לבדיקות ומתכננים אפשרות לחזור להגדרות הקודמות אם התוצאה אינה מתאימה.
כדאי לסיים את ההעברה בבדיקה משותפת קצרה: העובד מצליח להתחבר, לפתוח תוכנה, לקבל דואר ולמצוא מסמכים. שאלות שנותרו פתוחות מתעדים בנפרד, עם אחראי לכל סעיף.
רשימה לפגישה — סמנו מה כבר הוכן
הסימונים נשמרים רק בעמוד הפתוח ואינם נשלחים לשרת.
נדבר על הצורך שלכם
ספרו לנו מה העסק צריך, ונבחר יחד צעד ראשון ברור.