אתם מתמקדים בעסק. אנחנו דואגים למחשוב.
שירותי מחשוב לעסקים באזור המרכז
עובד עוזב — הדואר, הקבצים והעבודה נשארים
ביום העבודה האחרון זוכרים בדרך כלל את המחשב הנייד ואת המפתחות. אבל נשארים גם מיילים מלקוחות, תיקיות, פגישות ושירותים שרק העובד שעוזב ידע לנהל.
קודם קובעים מי מקבל את האחריות
לפני שחוסמים את חשבון העובד, קובעים מי ימשיך לטפל בלקוחות, במסמכים ובמשימות הפתוחות. המנהל מחליט מה צריך להעביר, ואיש המחשוב מסייע בביצוע. לכל תחום כדאי לרשום אחראי חדש ומועד להשלמת ההעברה.
למשל, אם העובד טיפל בספק מסוים, שמירת ההתכתבות לבדה אינה מספיקה. מי שמחליף אותו צריך גם את החוזה התקף, את האישור האחרון ואת הכתובת שאליה תגיע החשבונית הבאה. הבדיקה הקצרה הזאת יכולה לחסוך חיפושים אחרי העזיבה.
שומרים את המידע לפני שמוחקים חשבון
מכינים רשימה של המקומות שבהם נשמר חומר העבודה: דואר, תיקייה אישית בעבודה, כונן משותף, המחשב ומסמכים בענן. בודקים מי הבעלים של קבצים חשובים ומי יוכל לפתוח אותם אחרי חסימת החשבון הקודם.
חסימת כניסה ומחיקת חשבון הן פעולות שונות. מחיקה עלולה לפגוע בדואר ובקבצים. קודם מסכמים איזה מידע לשמור ולהעביר, ובודקים שלמקבל יש גישה. רק לאחר מכן מחליטים על מחיקה ושחרור הרישיון. סדר הפעולות המדויק תלוי בשירות שבו משתמשים.
איך ישראנט יכולה לעזור
ישראנט תעזור לארגן את הצד הטכני של העברת התפקיד: לשמור הודעות וקבצים נחוצים, לתת גישה למחליף ולסגור חיבורים קודמים. נתאם איתכם את סדר הפעולות, כדי שמסמכים חשובים ופניות של לקוחות לא יישארו ללא אחראי.
דואגים שללקוחות תהיה כתובת ברורה
מחליטים מי יטפל בפניות חדשות: עובד מסוים או כתובת משותפת של המחלקה. לפי הצורך מגדירים תשובה אוטומטית או העברת הודעות, בהתאם למה שסוכם. בודקים שהאחראי שנבחר אכן מקבל את הפניות הדרושות.
אין צורך להעביר למחליף את הסיסמה של העובד שעזב. עדיף לתת הרשאות מתאימות באמצעות האפשרויות של השירות. בודקים גם יומנים, פגישות חוזרות וטפסים באתר, אם ההודעות מהם הגיעו לכתובת העבודה האישית של העובד.
סוגרים גישה ובודקים שההעברה הושלמה
במועד שסוכם חוסמים כניסה למערכות העבודה ולחיבור מרחוק, ומבטלים חיבורים פעילים במערכות שתומכות בכך. בודקים קבוצות, קישורים משותפים, שירותים חיצוניים ואמצעי שחזור הקשורים לטלפון האישי של העובד. פרטי גישה משותפים שהיו ידועים לו מחליפים לפי תוכנית מוסכמת.
מסיימים בבדיקה עם האחראי החדש: האם המסמכים נפתחים, האם הדואר מגיע והאם לכל משימה שנותרה יש בעל תפקיד אחראי. שומרים רשימת פעולות שבוצעו, ללא סיסמאות. לתכנון ההעברה אפשר לפנות לישראנט.
ישראנט פתרונות מחשוב
עובד עוזב — הדואר, הקבצים והעבודה נשארים
לפני שסוגרים את חשבון העבודה
הסימונים נשמרים רק בעמוד הפתוח ואינם נשלחים לשרת. בגרסה להדפסה מופיעה רק רשימת הבדיקה, עם הסימונים שלכם.