Вы — о бизнесе. Мы — о вашем IT.
IT-обслуживание бизнеса в центре Израиля
Сотрудник уходит — почта, файлы и работа остаются
В последний рабочий день обычно вспоминают про ноутбук и ключи. Но ещё остаются письма клиентов, общие папки, встречи и сервисы, которыми пользовался только этот человек.
Сначала решите, кто принимает дела
До отключения учётной записи назначьте того, кто продолжит работу с клиентами, документами и незавершёнными задачами. Руководитель определяет, что нужно передать, а IT-специалист помогает сделать это технически. Для каждого направления полезно записать нового ответственного и срок передачи.
Например, если сотрудник вёл поставщика, недостаточно сохранить его переписку. Коллеге нужны действующий договор, последнее согласование и понимание, куда придёт следующий счёт. Такая небольшая проверка экономит поиски уже после ухода человека.
Сохраните данные до удаления аккаунта
Составьте список мест, где хранятся рабочие материалы: почта, личная рабочая папка, общий диск, компьютер, облачные документы. Проверьте, кому принадлежат важные файлы и кто сможет открывать их после отключения прежнего владельца.
Блокировка входа и удаление аккаунта — разные действия. Удаление может затронуть почту и файлы. Сначала согласуйте сохранение и передачу нужных данных, проверьте доступ получателя, а уже затем решайте вопрос удаления и освобождения лицензии. Конкретный порядок зависит от используемого сервиса.
Дайте клиентам понятный путь к новому контакту
Решите, кто будет обрабатывать новые обращения: конкретный коллега или общий адрес отдела. При необходимости настройте согласованный автоответ или передачу входящих писем. Проверьте, что выбранный человек действительно видит нужные обращения.
Пароль ушедшего сотрудника передавать коллеге не нужно: доступ к рабочим материалам лучше выдать через предусмотренные сервисом разрешения. Отдельно проверьте календари, повторяющиеся встречи и формы на сайте, если уведомления от них приходили на личный рабочий адрес.
Закройте доступы и проверьте результат
В согласованный момент отключите вход в рабочие системы и удалённый доступ, отзовите активные сеансы там, где это поддерживается. Проверьте группы, общие ссылки, сторонние сервисы и способы восстановления, связанные с личным телефоном сотрудника. Общие секреты, которые ему были известны, нужно заменить по согласованному плану.
Завершите передачу короткой проверкой с новым ответственным: открываются ли документы, поступает ли почта, назначен ли владелец оставшихся задач. Сохраните перечень выполненных действий без паролей. Для планирования такой передачи можно обратиться в Isranet.
Isranet — IT-решения для бизнеса
Сотрудник уходит — почта, файлы и работа остаются
Перед закрытием рабочего аккаунта
Отметки остаются только на открытой странице и не отправляются на сервер. В печатной версии — только памятка с вашими отметками.
Обсудим вашу задачу
Расскажите, что нужно вашему бизнесу. Начнём с понятного следующего шага.